La adquisición de una vivienda suele traer consigo la firma de unas escrituras en una notaría, escrituras que se firman. Sin embargo, cuando se llega a casa con las copias recogidas, no consta esa firma. ¿Por qué? Porque en realidad es una copia del original que atesora el notario.

“Pocos conocen que una de las funciones del notario y de cualquier institución que gestione documentos legales es su custodia porque de ellos se desprenden los derechos y obligaciones de las partes involucradas” explican desde Notaría Fco. Javier Pajares Sánchez – Beatriz Robles Gregori.

¿Cuáles son los verdaderos retos de esto?

En primer lugar, el que el papel y los documentos no se deterioren. La humedad, luz solar, exposición o cualquier manipulación puede acabar degradándose. De ahí que tomen ciertas medidas para evitar esto. Cada año, cada notario, encuaderna todas para poder custodiarlas correctamente.

“Además hay que contar con que las notarías que se traspasan, heredan o cuyos notarios han fallecido trasladan sus originales a los nuevos titulares” explican.

Pasado cierto tiempo, habitualmente, 25 años, son los notarios archiveros de cada ciudad los que acabarían custodiándolas hasta que cumplen el centenario, cuando pasarían ya al archivo histórico de la ciudad.

Además, la colaboración con instituciones dedicadas a la preservación y restauración de documentos históricos también puede ser beneficiosa para garantizar la integridad y durabilidad de las escrituras originales a lo largo del tiempo.

La seguridad de los documentos que custodian debe ser más que completa ya que las escrituras originales son documentos legales, propiedad del Estado, por cierto, que deben protegerse contra robos, incendios o daños accidentales.

Con la digitalización, hay ciertas notarías que ya están permitiendo que se custodie de una forma más ágil a la hora de consulta, aunque la clave está en garantizar la autenticidad y la integridad de los archivos, lo que acaba llevando a la necesidad de adherirse también a la blockchain en muchos casos.

“Todo esto es un resumen porque también las notarías deben cumplir con ciertas regulaciones y requisitos legales en relación con la conservación de documentos. Estos requisitos pueden variar según la jurisdicción y pueden incluir plazos específicos para mantener ciertos tipos de escrituras originales” concluyen.